Der Schulverein Schulen an der Philipp-Reis-Straße e.V. verfolgt das Ziel, alle pädagogisch für wertvoll gehaltene Vorhaben und Einrichtungen zur Förderung der Schülerinnen und Schüler an der Grundschule zu unterstützen. Wir sind selbstlos tätig. Alle anfallenden Aufgaben werden von engagierten Mitglieder nach bestem Gewissen ehrenamtlich ausgeführt – dazu gehört auch der sichere Umgang mit den personenbezogenen Daten unserer Mitglieder.
Mit unserer Datenschutzerklärung möchten wir Ihnen aufzeigen, welche Daten wir wozu erfassen und wie wir mit ihnen umgehen.
§ 1 Datenerfassung
- Mitgliederdaten
Zum Eintritt in den Schulverein erheben wir folgende Daten:
Name des Mitgliedes, Adresse, Telefonnummer, Emailadresse, Name des Kindes, Klasse des Kindes, Sepa-Lastschriftmandat* (*freiwillige Angaben)
Alle Angaben (außer der Bankdaten) werden in einer Excel-Tabelle erfasst und hier während der laufenden Mitgliedschaft gepflegt. Die Eintrittserklärung wird ebenfalls in Papierform aufbewahrt.
Mit der Verwaltung der Mitglieder ist immer eine Person aus dem aktuellen Vorstand des Schulvereins betreut. Jährlich werden diese Daten der aktuellen Kassenwartin/Kassenwart zum Einzug der Mitgliedsbeiträge, Abgleich der eingegangenen Mitgliedsbeiträge und ggf. Umsetzung eines Mahnverfahrens übergeben. Eine separate Speicherung erfolgt nicht.
Diese Daten werden nach dem Austritt aus dem Verein gelöscht. - Daten von AG-Teilnehmern
Mit der Anmeldung zu einer AG erheben wir folgende Daten:
Name des Kindes, Klasse, Mitgliederstatus, Emailadresse, Telefonnummer (*freiwillig)
Jeder AG-Koordinator erstellt pro AG eine Excel-Tabelle mit den Zeilnehmerdaten. Jeder Kursleiter erhält die Daten seiner Teilnehmer. Ebenso erhält die Schulverwaltung alle Teilnehmerlisten.
Kursleiter und Schulverwaltung haben sich gegenüber dem Schulverein erklärt, die Daten nur im Rahmen der AG zu nutzen. Alle Daten und Anmeldebögen werden nach dem Ende der AG gelöscht. - Daten der Kursleiter
Wir erfassen keine Daten unserer Kursleiter – außer Kontaktdaten, die zur Abstimmung und Koordination einer AG von Nöten sind. - Daten beim Schulfest
Unser Schulfest gelingt nur, weil sich jedes Jahr viele freiwillige Eltern finden, die uns beim Auf- und Abbau sowie Kuchenverkauf unterstützen. Dazu erfassen wir einmal im Jahr Name und Klasse der Helferin/des Helfers und legen eine Liste mit Namen und Einsatzzeiten beim Schulfest öffentlich aus. Die Anmeldebögen sowie die Einsatzzeitenliste werden nach dem
Schulfest vernichtet.
§ 2 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Vorstandsmitglieder, Kursleiter und Schulverwaltung, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben, sind verpflichtet worden, auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu achten und diese nur im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Schulverein zu verwenden und ggf. zu löschen.
§ 3 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Alle von uns erhobenen Daten werden von uns – wie oben beschrieben – gelöscht. Davon ausgenommen sind solche Daten, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (wie z.B. Honorrechnungen, Nachweise zum Einzug von Mitgliedschaftsbeiträgen u.ä.). Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden auch diese Daten gelöscht.
§ 4 Die Betroffenenrechte
Mit einer Mitteilung an den Vereinsvorsitzenden können Sie jederzeit folgendes einfordern:
• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (sofern keine gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten bestehen)
Bereits erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
§ 5 Änderung der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen in unseren Abläufen zu beschreiben.
Schulverein Schulen an der Philipp-Reis-Straße e.V.
Mai 2018